Punya Acara Kantor tapi Bingung Ngaturnya? Begini Tips Perencanaan Sukses buat Karyawan
- Istimewa
Venue adalah wajah pertama dari acara. Untuk event bergengsi, hotel bintang lima atau lokasi ikonik yang eksklusif sering kali menjadi pilihan ideal. Pastikan venue mencerminkan citra brand dan mampu mengakomodasi kebutuhan teknis (seperti pencahayaan, audio, keamanan, hingga parkir). Misalnya, The St. Regis Jakarta menjadi favorit karena memadukan kemewahan, pelayanan kelas dunia, dan lokasi strategis di pusat kota.
3. Rancang Tema Acara yang Bermakna dan Konsisten
Tema bukan hanya soal estetika, tapi juga narasi. Pilih tema yang selaras dengan nilai dan misi perusahaan. Tema yang kuat akan menjadi benang merah dalam seluruh aspek acara—mulai dari undangan, dekorasi, hingga isi pidato.
Gunakan tema untuk membangun storytelling yang membuat audiens merasa menjadi bagian dari perjalanan perusahaan. Misalnya, tema “Stronger Together: Building the Future of Innovation”, event yang dihadiri tokoh penting seperti Irjen Pol (Purn.) Drs. H. Mudji Waluyo, S.H., M.M., selaku Kepala Divisi Perdagangan INKOPPOL ini tidak hanya menjadi ajang silaturahmi hangat, tetapi juga mengukuhkan semangat kolaborasi sebagai fondasi inovasi ke depan.
4. Libatkan Tim Internal dan Vendor Profesional
Event besar tidak bisa dikelola sendirian. Bentuk tim kecil dari berbagai divisi untuk mendukung logistik, komunikasi, dan dokumentasi. Di sisi lain, bekerja sama dengan event organizer profesional akan mempermudah koordinasi teknis dan kreatif.
Pastikan semua vendor memahami standar yang diharapkan, dan lakukan briefing rutin menjelang hari-H. Misalnya, kesuksesan jalannya acara yang bisa dilihat dari Gala Dinner eksklusif Worcas Group yang digelar di The St. Regis Jakarta. Acara ini dihadiri oleh lebih dari 500 orang peserta, termasuk karyawan dari wilayah Jakarta, mitra bisnis, dan supplier, menunjukkan skala dan keragaman audiens yang dilibatkan.
