Punya Acara Kantor tapi Bingung Ngaturnya? Begini Tips Perencanaan Sukses buat Karyawan

Lifestyle –Mengelola event korporasi, terlebih yang berskala besar dan berkelas, bukan sekadar soal memesan ballroom hotel atau menyiapkan rundown acara. Ini adalah tentang menciptakan pengalaman yang tak terlupakan, menyatukan para pemangku kepentingan, serta memperkuat identitas dan nilai perusahaan secara nyata.

Acara seperti gala dinner, business gathering, atau penghargaan tahunan harus mampu menyampaikan pesan perusahaan sekaligus meninggalkan kesan emosional yang mendalam kepada semua yang hadir. Untuk itu, perencanaan yang matang, kreativitas yang terarah, dan eksekusi yang sempurna menjadi kunci utama keberhasilan.

Berikut adalah beberapa tips penting dalam mengelola event korporasi bergengsi:

1. Tetapkan Tujuan yang Jelas

Sebelum menentukan tempat, undangan, atau tema, tanyakan dulu: apa tujuan dari event ini? Apakah untuk memperkuat relasi bisnis, memberikan apresiasi kepada karyawan, merayakan pencapaian, atau meluncurkan produk baru?

Menentukan objektif sejak awal akan membantu menyusun konsep acara yang relevan dan tepat sasaran.

2. Pilih Venue yang Mencerminkan Kelas dan Nilai Perusahaan

Venue adalah wajah pertama dari acara. Untuk event bergengsi, hotel bintang lima atau lokasi ikonik yang eksklusif sering kali menjadi pilihan ideal. Pastikan venue mencerminkan citra brand dan mampu mengakomodasi kebutuhan teknis (seperti pencahayaan, audio, keamanan, hingga parkir). Misalnya, The St. Regis Jakarta menjadi favorit karena memadukan kemewahan, pelayanan kelas dunia, dan lokasi strategis di pusat kota.

3. Rancang Tema Acara yang Bermakna dan Konsisten

Tema bukan hanya soal estetika, tapi juga narasi. Pilih tema yang selaras dengan nilai dan misi perusahaan. Tema yang kuat akan menjadi benang merah dalam seluruh aspek acara—mulai dari undangan, dekorasi, hingga isi pidato.

Gunakan tema untuk membangun storytelling yang membuat audiens merasa menjadi bagian dari perjalanan perusahaan. Misalnya,  tema “Stronger Together: Building the Future of Innovation”, event yang dihadiri tokoh penting seperti Irjen Pol (Purn.) Drs. H. Mudji Waluyo, S.H., M.M., selaku Kepala Divisi Perdagangan INKOPPOL ini tidak hanya menjadi ajang silaturahmi hangat, tetapi juga mengukuhkan semangat kolaborasi sebagai fondasi inovasi ke depan.

4. Libatkan Tim Internal dan Vendor Profesional

Event besar tidak bisa dikelola sendirian. Bentuk tim kecil dari berbagai divisi untuk mendukung logistik, komunikasi, dan dokumentasi. Di sisi lain, bekerja sama dengan event organizer profesional akan mempermudah koordinasi teknis dan kreatif.

Pastikan semua vendor memahami standar yang diharapkan, dan lakukan briefing rutin menjelang hari-H. Misalnya, kesuksesan jalannya acara yang bisa dilihat dari Gala Dinner eksklusif Worcas Group yang digelar di The St. Regis Jakarta. Acara ini dihadiri oleh lebih dari 500 orang peserta, termasuk karyawan dari wilayah Jakarta, mitra bisnis, dan supplier, menunjukkan skala dan keragaman audiens yang dilibatkan.

5. Sisipkan Momen Apresiasi dan Koneksi

Di tengah presentasi dan hiburan, sisakan ruang untuk apresiasi terhadap karyawan atau mitra. Momen-momen penghargaan personal akan memperkuat loyalitas dan keterikatan emosional terhadap perusahaan.

Buat juga ruang informal seperti jamuan makan malam, coffee break, atau area foto bersama untuk membangun koneksi antar peserta secara lebih santai.

6. Dokumentasikan dan Evaluasi

Seluruh rangkaian acara harus terdokumentasi dengan baik. Rekaman video, foto, dan testimoni bisa menjadi aset penting untuk kampanye PR atau employer branding ke depannya.

Setelah acara, evaluasi secara internal: apa yang berjalan baik, apa yang bisa ditingkatkan, dan bagaimana hasilnya mendekati tujuan awal yang telah ditetapkan.

“Kami percaya bahwa kebersamaan adalah fondasi dari pertumbuhan. Melalui kolaborasi dengan mitra strategis seperti INKOPPOL dan dedikasi dari seluruh karyawan, kita membangun masa depan yang lebih kuat dan inovatif," kata Direktur Worcas Group, Roysevelt.

Kehadiran tokoh seperti Irjen Pol (Purn.) Drs. H. Mudji Waluyo, S.H., M.M., selaku Kepala Divisi Perdagangan INKOPPOL, juga menambah dimensi strategis dalam kerja sama distribusi dan penguatan ekonomi berbasis kemitraan.